Офисные прикладные программы MS Office 2007: Microsoft Excel

Создание таблицы


1. Для создания таблицы данных в окне открытого листа следует выбрать диапазон свободных ячеек или ячеек с данными, которые необходимо преобразовать в таблицу. Для нашего примера предполагаемый диапазон, в котором будет размещаться таблица, 9 строк на 10 столбцов. На рабочем листе выделите мышью эту область.

2. Перейдите к вкладке Вставка-Таблицы-Таблица.

3. Если выбранный диапазон содержит или будет содержать данные, которые требуется использовать для заголовка таблицы, то в окне Создание таблицы активируйте пункт Таблица с заголовками (рис.55).

4. Закройте окно кнопкой ОК.


Рис.55. Создание таблицы


При создании таблицы Excel применяет к ней стиль по умолчанию, при этом данный стиль зависит от схемы документа, используемой в рабочей книге. Если вам не нравится внешний вид таблицы, вы легко можете его изменить.

Для этого поместите табличный курсор в любую ячейку таблицы и выберите команду Конструктор - Стили таблиц. Excel откроет палитру стилей. Стили разбиты на три категории: Светлый, Средний и Темный. Отметим, что когда вы помещаете указатель мыши на любой стиль в этой палитре, таблица на рабочем листе сразу принимает вид в соответствии с этим стилем. Когда вы подберете подходящий стиль, для его применения щелкните на нем.



Если вы решили создать собственный стиль таблиц, выберите команду Конструктор - Стили таблиц - Создать стиль таблицы, при этом откроется окно Создание стиля таблицы (рис.56). В этом окне можно настроить формат любого из тринадцати элементов таблиц. Выбрав элемент из списка Элемент таблицы, щелкните на кнопке Формат. В открывшемся окне Формат ячеек можно задать любой формат выделенного элемента таблицы. Отформатировав элементы таблицы в соответствии с вашим желанием, присвойте стилю имя и закройте окно с помощью кнопки ОК. Вновь созданный стиль появится в палитре стилей в категории Пользовательские.

Для изменения размера таблицы, выбрав Конструктор - Размер таблицы, ввести новое значение диапазона в открывшемся диалоговом окне. Кроме того, по мере ввода данных к таблице будут автоматически добавляться строки.

Для заполнения таблицы в верхней строке рабочего листа необходимо ввести заголовки столбцов, которые будут использоваться в качестве названия полей базы данных. В следующих строках рабочего листа (непосредственно под заголовками столбцов) вводятся данные каждой записи, придерживаясь приведенных ниже рекомендаций:

  • Между строкой заголовков и первой записью базы данных не должно быть пустых строк. В противном случае Excel не сможет идентифицировать названия полей.
  • Заголовки столбцов (названия полей базы данных) не обязательно вводить в строке 1 рабочего листа, но все записи таблицы данных должны располагаться под строкой с заголовками. Используйте заголовки столбцов для однозначной идентификации каждого поля базы данных.
  • Позаботьтесь, чтобы записи таблицы и другие данные рабочего листа были разделены пустой строкой и (или) столбцом.
  • Между записями базы данных не должно быть пустых строк.
  • В ячейках каждого столбца таблицы данных необходимо вводить информацию только определенного типа. Например, в столбце Наименование товара необходимо вводить только название товара, а не цену прихода или расхода.
  • Все записи одной таблицы данных должны находиться на одном рабочем листе.

В крайнем слева столбце таблицы данных введите порядковые номера записей, что позволит восстановить исходное расположение записей после их сортировки по какому-либо критерию.

Введите заголовки таблицы согласно вышеуказанной таблицы (рис.54). Заголовки таблицы имеют разную длину, поэтому необходимо длинные названия заголовков отобразить на нескольких строках. Для этого выделив ячейку заголовка, в Формат ячейки - Выравнивание поставьте флажок Переносить по словам. После этого вручную подкорректируйте ширину столбцов (раздвиньте или уменьшите их).

После ввода всех заголовков их необходимо отформатировать. Для этого выделите всю строку заголовков, щелкнув на ячейке, которая расположена в левом верхнем углу выделяемого диапазона, и не отпуская кнопку мыши, перетащив указатель мыши вправо до последней ячейки таблицы.

Примените вертикальное и горизонтальное выравнивание по центру Формат ячеек - Выравнивание или, если только горизонтальное, то на панели Главная - значок  столбец № введите нумерацию строк таблицы. В первую ячейку столбца после заголовка введите цифру 1, во вторую - 2, выделите ячейки с введенными числами и при помощи маркера заполнения (+ в нижнем правом углу выделенного диапазона) растяните на подлежащий нумерации диапазон ячеек.

По сути форматирование полей не отличается от форматирования других ячеек рабочего листа. Единственная хитрость заключается в ис­пользовании следующей особенности Excel: если к трем смежным ячейкам одного столбца применить один и тот же формат, программа автоматически применит аналогичное форматирование ко всем последующим ячейкам этого столбца.

Следовательно, для форматирования столбца выделяем три ячейки столбца, находящиеся под его заголовком, и во вкладке Главная – Ячейки – Формат - Формат ячеек выбираем необходимые элементы форматирования.

Установите в ячейках, содержащих названия отделов и наименования товаров, текстовый формат, в ячейках, содержащих цены, денежный формат числа (Формат - Формат ячеек - Денежный), а в ячейках, содержащих количество товара, числовой формат (Формат - Формат ячеек - Число).

Вставьте формулы для количества остатка (Кол-во прихода минус Кол-во расхода) и суммы остатка (Кол-во остатка умножить на Цену расхода) для первой строки таблицы. После принятия решения (Enter) формула сама раскопируется по столбцу таблицы.

В процессе выполнения задания во многих случаях удобнее поль­зоваться контекстным меню, вызываемым нажатием правой клавиши мыши.

Так, для форматирования ячеек достаточно их выделить, щелкнуть правой клавишей мыши в тот момент, когда указатель мыши находится внутри выделения и выбрать команду Формат ячеек. При этом произойдет переход к тому же окну Формат - Формат ячеек на вкладке Ячейки. В случае необходимости редактирования содержимого ячейки (исправление, изменение данных) дважды щелкните мышью по ячейке или нажмите клавишу F2 и, после появления текстового курсора, произведите все необходимые исправления.

Для получения итоговых результатов по таблице можно добавить внизу таблицы Строку итогов. Для этого, поставив курсор в любом месте таблицы, ставим галочку против Строки Итогов на вкладке Конструктор ленты инструментов, вследствие чего внизу таблицы появится итоговая строка,закрашенная в синий цвет.