Без названия - 4.7. Системы подготовки презентаций

4.7. Системы подготовки презентаций

Системы динамических презентаций. Рынок графических пакетов для создания презентаций (слайд-фильмов по определенной тематике) развивается по двум направлениям:

1) средства создания презентации непрофессиональным пользователем (например, PowerPoint корпорации Microsoft);

2) средства, ориентированные в основном на профессионалов и предоставляющие развитые возможности (например, Astound фирмы Gold Disk, Visual Reality for Windows компании Visual Software и Macromedia Director фирмы Macromedia).

Большинство современных презентационных программ поддерживает анимацию, работу со звуком, видео и другие возможности мультимедиа.

В мультимедийных продуктах каждый слайд представляет собой сцену, которую можно заполнять движущимися объектами и сопровождать звуком. Многие презентационные пакеты уже предлагают подобные средства. Чтобы встраивать мультимедийные объекты непосредственно в слайды, используется технология OLE. При этом объектами мультимедиа управляет отдельное приложение (сервер). Использование такой технологии требует достаточно мощных ПК с большими объемами оперативной и дисковой памяти, а также наличия звуковой платы. Кроме того, чтобы использовать созданный и распространяемый на дискетах или компакт-дисках слайд-фильм, необходимо наличие определенных OLE-серверов. По этим причинам отдается предпочтение программам презентации с собственной поддержкой мультимедиа.

Для разработки мультимедийной презентации можно воспользоваться и простыми встроенными средствами анимации и переходными эффектами, предлагаемыми многими презентационными пакетами.

Мультимедиа-презентации играют все более важную роль в бизнесе. Согласно данным фирм, занимающихся исследованиями рынка, около 70% компаний США уже используют в своих презентациях средства мультимедиа, которые все чаще заменяют статические графики или слайды. Крупные и мелкие компании нередко прибегают к так называемой рекламе на дискетах. Большинство презентационных пакетов позволяют упаковать на дискету презентацию вместе с утилитой ее воспроизведения и рассылать покупателям, что обеспечивает возможность проведения презентации при отсутствии программного обеспечения, с помощью которого была создана презентация.

Офисные пакеты (PerfectOffice, Microsoft Office и SmartSuite) включают компоненты для презентаций (Presentations, PowerPoint и Freelance Graphics соответственно), интегрированные с остальными приложениями и имеющие мультимедийные средства.

Для создания презентаций можно использовать специализированные мультимедийные программы, например Cinemation от фирмы Vividus или Macromedia Director компании Macromedia. Некоторые из них предлагают для синхронизации всех действий так называемую ось времени, разнообразные готовые шаблоны, упрощающие создание специальных эффектов. В результате подобные продукты превращаются в среду, помогающую планировать, проектировать и выполнять презентацию.

Harvard Graphics for Windows компании Software Publishing является одним из наиболее популярных пакетов деловой графики подготовки презентаций. Он предлагает для создания слайдов три компоненты: сортировщик кадров (где презентация представляется в виде набора миниатюрных изображений слайдов), модуль задания схемы (ориентированный на работу с текстом и позволяющий скомпоновать отдельный слайд) и редактор слайдов. Для упрощения редактирования и организации презентации ее записывают в одном файле. При создании презентации можно воспользоваться набором стандартных шаблонов, включающим различные виды диаграмм, графиков и схем слайдов. Имеются также средства рисования/редактирования и набор графических шаблонов для задания параметров построения графиков, палитры цветов, определения фона и типа/размера шрифта. Harvard Graphics обеспечивает высокий уровень управления слайдами при демонстрации.

Пакет Corel Presentations предназначен для подготовки и проведения презентаций, поддерживает OLE-технологию. Он включает мощный графический процессор, современное средство проверки правописания и грамматики, имеет расширенные библиотеки иллюстративных вставок и звуковых MIDI-файлов, разнообразные инструменты рисования, средства построения диаграмм и графиков и хорошо интегрирован с другими приложениями PerfectOffice. В продукте реализованы мощные функции редактирования растровых изображений и поддержка большого числа графических форматов. Наличие средств обеспечения телеконференций дает возможность нескольким пользователям одноранговой сети одновременно просматривать и редактировать одну и ту же презентацию. В пакет включены диалоговые обучающие средства, которые оказывают помощь пользователю в процессе разработки презентации и автоматизируют общие операции, включая создание законченной презентации. Добавить звук к отдельным кадрам можно путем его импорта с компакт-диска (как объекта OLE) или с помощью непосредственной записи звука на соответствующем оборудовании.

Freelance Graphics обеспечивает пошаговое создание презентации. Ее конструирование облегчают настраиваемые шаблоны, предназначенные для деловой сферы. Пакет поддерживает импорт файлов форматов Lotus 1-2-3 for Windows, позволяет применять в презентации встроенные объекты OLE и автоматически выводить их на экран. Для работы с библиотеками презентаций в среде Notes программа интегрируется с Lotus Notes. Продукт имеет фильтр импорта файлов MS PowerPoint и фильтр экспорта PostScript, а также поддерживает экспорт/импорт метафайлов OS/2. Подготовка презентации выполняется в режиме WYSIWYG-представления страницы, дополненной сортировщиком страниц и общими видами. Freelance предусматривает возможность импорта многих типов файлов, в том числе BMP, PCX и TIFF. Имеются средства для работы с файлами WAV и MIDI, поддерживается режим группового редактирования презентации. Freelance Graphics 2003 предоставляет широкие возможности публикации в WWW - позволяет подготавливать лишь простые Web-страницы. При необходимости можно использовать текст, рисунки и изображения в качестве управляющих элементов, обеспечивающих переход на другую страницу по указанному URL (адресу в Интернете) удаленного узла, запускающих звуковое сопровождение или выполнение внешней программы. Есть средства для задания последовательности появления подобных объектов на странице. Средства мультимедиа пакета весьма ограничены, особенно это касается тех, которые ориентированы на вывод в Web.

Charisma (компания Micrografx) представляет собой программу деловой графики, поддерживающую разнообразные графические средства (в том числе функции построения диаграмм), а также возможности создания презентаций. Справочные средства продукта обеспечивают пояснение выполнения всех операций по шагам. Для каждого слайда можно использовать шаблон, вставляя в нужные места текстовые или иные элементы. Программа позволяет создавать собственные типы диаграмм.

В последнее время все большее распространение на рынке программных продуктов получают пакеты нового поколения, обеспечивающие аудио/видеопрезентации по интранет-сети или сети Интернет. К ним относят: Astound Dynamite, InMedia Slides & Sounds Plus, MatchWare Mediator 5.0 Pro, Microsoft NetShow и ActivePresenter фирмы Software Publishing Corp. и др. Перечисленные продукты позволяют воспроизводить материалы через Web, при этом нет необходимости устанавливать фирменное программное обеспечение на свой HTTP-сервер. Все рассматриваемые программы относятся к категории инструментальных средств WYSIWYG конечного пользователя, предназначенных специально для презентаций.

MatchWare Mediator служит для разработки синхронизированных презентаций, которые успешно воспроизводятся при передаче по линиям связи с низкой пропускной способностью. Отсутствие шаблонов и средств импорта слайдов PowerPoint затрудняет создание презентации. Пакет включает базовые средства для рисования и редактор кнопок; средства для ввода неподвижных изображений большинства форматов (в том числе GIF и JPEG), средства работы с аудиофайлами только форматов MIDI и WAV, файлами анимации форматов FLC и FLI, а также видеоформатами AVI и MPEG.

С помощью Mediator можно анимировать практически любые объекты на странице, прятать и открывать при необходимости или добиться их ответной реакции на командные функции (например, на операции if-then, открытия, удаления или печати файла), на операции ввода в базу данных SQL. Ось времени на странице позволяет упорядочить последовательность действий, чтобы текст появлялся одновременно со звуковым сопровождением или при завершении звучания осуществлялось переворачивание страницы.

Воспроизведение презентации в броузере с удаленного узла Web не отличается от воспроизведения с диска, что делает Mediator одной из самых быстрых систем. Однако Mediator не компонует все материалы и файлы проигрывателя в один исполняемый модуль, поэтому программа не совсем приспособлена для подготовки загружаемых по сети или передаваемых по электронной почте презентаций.

ActivePresenter фирмы SPC включает программы для подготовки презентаций и для доставки их по сети Интернет. В пакете реализован структурированный подход к проектированию. Для разработки презентаций имеется рабочая область с закладками для размещения слайдов, оформления фона и цветовой схемы. В режиме создания общего вида макета формируются основные элементы, а затем в режиме предварительного просмотра можно оценить эстетические характеристики презентации и добавить изображения. Программа совместима с рядом растровых форматов, в том числе GIF (кроме JPEG). Для получения сбалансированной картины при вводе данных программа динамически регулирует размеры текста и изображения.

Программа отличается жесткой структурой: запрещено вносить даже самые простые изменения типа замены прямого шрифта на курсив или смены цвета текста. В ней нет средств работы непосредственно с мультимедиа. Все материалы вводятся как объекты, что ограничивает функциональные возможности программы. Кроме того, программа не содержит функций для создания анимации или других специальных эффектов.

Закончив работу по созданию презентации, можно подготовить ее для публикации в Web, обратившись ко второй компоненте, которая предусматривает два режима отправки презентаций на узел Web. В быстром режиме выбирается только внешний вид страницы HTML, в которую встраивается презентация. В усовершенствованном режиме можно выбрать переходы между слайдами. Удаленным пользователям для просмотра презентации необходим специальный внешний модуль, который функционирует в Windows 95 и NT, броузерах Netscape Navigator и Internet Explorer.

Процесс подготовки презентации достаточно сложен, так как необходимо учитывать ряд объективных (возможности используемого пакета, цели презентации и проч.) и субъективных (физиологические и психологические особенности аудитории) факторы. Поэтому при разработке презентации необходимо учитывать следующие рекомендации:

предварительно планировать презентацию — четко представлять ее цели и общее содержание;
каждый слайд должен быть содержательным и запоминающимся;
информация на слайде должна быть сжатой и простой;
учитывать при выборе формата импортируемого изображения возможности средства демонстрации;
объект на изображении должен отличаться от фона по цвету;
для редактирования фотоизображения желательно использовать специальные программы (например, Photoshop компании Adobe);
для оформления слайда необходимо подбирать контрастные и согласованные цвета;
для привлечения внимания аудитории к отдельным моментам презентации рекомендуется использовать анимационные переходы, видео, звук и другие средства;
в некоторых случаях целесообразно использовать уже готовые материалы, так как разработать видео и анимационный клип сложно и дорого.

Общая характеристика PowerPoint 2003. PowerPoint 2005 – одна из лучших программ подготовки и проведения презентаций – является компонентой MS Office 2005 и предназначена для создания презентационных материалов в виде слайдов и их вывода на бумагу, экран, прозрачную пленку (для последующего использования в кодоскопе) или на 35-миллиметровую пленку.

PowerPoint позволяет планировать, создавать и демонстрировать а презентацию. Пользователю предоставляется модифицируемый набор шаблонов, редактор слайдов» средство построения схемы, поддерживается множество форматов импорта/экспорта, включая импорт из Excel, Lotus 1-2-3 и файлов ASCII. Предусмотрены функции работы с текстом, построения графиков, проектирования схемы презентации и механизм буксировки.

С помощью подсистемы Slide Master можно управлять общим видом и форматом презентации. Сортировщик позволяет задавать последовательность слайдов и просматривать их миниатюрные изображения, а также выполнять копирование из одной презентации в другую. Программа обеспечивает выбор одного из 84 стилей и построение двух- и трехмерных графиков. В PowerPoint включена также поддержка звука (MCI) и видео (AVI) (через OLE 2.0). Продукт обеспечивает прекрасное управление всеми объектами: изменение размеров, вращение, перемещение с высокой точностью и т.п. В новой версии улучшена интеграция с другими приложениями Microsoft, а также реализована поддержка Visual Basic for Application.

Слайд представляет собой сложный объект, который может включать заголовки, текст, таблицы, графические объекты, схемы организации, звуковые фрагменты, видеоклипы и гиперссылки. Каждый слайд сопровождается страницей заметок, на которую можно заносить поясняющий текст как во время создания, так и при его демонстрации. Этот текст используется для фиксации основных моментов презентации и сопутствующих им обстоятельств. Можно сформировать страницы заметок для любого числа слайдов и, например, занести на них сценарий, сопровождающий презентацию.

Совокупность слайдов по определенной тематике, обычно оформленных в едином стиле, и соответствующих сопроводительных материалов (плана презентации, замечаний докладчика, материалов для раздачи слушателям) называют презентацией. PowerPoint позволяет выводить на экран или печатать все компоненты презентации, а также сохранять презентации в виде Web-страниц для последующей публикации на Web-сервере.

Для удобства разработки презентаций в PowerPoint имеется ряд специальных средств мастеров, шаблонов (образцов, заготовок), которые содержат разнообразные элементы форматирования текста, цветового оформления, графические объекты и библиотеки клипов. Практически при создании презентации пользователю бывает достаточно выбрать подходящий шаблон и подогнать его под свои нужды. Шаблоны разрабатываются профессиональными художниками-дизайнерами, которые владеют принципами использования цвета, пространства, оформления. Демонстрация презентации представляет собой процесс показа слайдов в некотором порядке (не обязательно в порядке возрастания номеров слайдов), при этом смена слайдов осуществляется вручную или автоматически. Пользователь управляет процессом с помощью панели управления презентацией и навигатора слайдов. Он может также создавать интерактивную презентацию с помощью задания на слайдах гиперссылок и управляющих кнопок. Если аудитория велика или удалена от докладчика, то демонстрация презентации, включая видео и звук, может осуществляться по Интернету, а также с использованием проектора, подключенного к компьютеру (для подключения используется мастер проекторов). С помощью MS Outlook или другой почтовой программы демонстрацию можно назначать на определенное время.

Если воспользоваться таким средством, как записная книжка, то в ходе демонстрации презентации можно вести протокол, делать заметки или включить задачу для презентации в список задач Outlook. Есть возможность печатать заметки, сопровождающие слайды, и содержимое записной книжки, что помогает слушателям изучать сопутствующий материал во время проведения презентации.

PowerPoint обеспечивает преобразование презентации в документ Word, что позволяет создавать полные и красочные отчеты, и, наоборот, создать презентацию из документов Word. Есть возможность применить для создания слайдов материалы, подготовленные такими средствами, как Harvard Graphics или Lotus Freelance.

PowerPoint предоставляет возможность проведения презентаций для отдельных компьютеров в сети, избавляя участников собрания от необходимости личного присутствия на месте ее проведения. Данная возможность позволяет быстро просмотреть презентацию, которая еще только редактируется (готовится), а при ее демонстрации зарегистрированные участники могут писать и рисовать на слайдах ручкой, и это будет видно всем остальным (при включенном режиме совместной работы).

Интеграция приложения Microsoft NetMeeting в Microsoft Office позволяет совместно использовать данные и обмениваться ими в реальном времени между людьми, находящимися в разных городах так, как если бы они находились в одной комнате.

Собрание по сети можно начать из любого приложения Office. Можно запланировать его заранее с помощью Microsoft Outlook или открыть в любой момент из презентации PowerPoint, которую требуется совместно использовать.

Пользователь, приглашенный на собрание по сети, получает сообщение, предлагающее принять участие в собрании по сети с указанием даты и времени его проведения. Если пользователь принимает приглашение, на экране его компьютера появляется панель инструментов Собрание по сети и совместно используемая презентация.

Меню в PowerPoint похожи на меню в других приложениях MS Office. PowerPoint предоставляет разнообразные панели инструментов, большинство кнопок которых совпадают по изображению и назначению с аналогичными кнопками других приложений MS Office.